大学向けの勤怠管理システムなら私たちにお任せください。
私たちは今まで、臨時職員（アルバイト）の勤怠管理システム、教員向けの出張、休講補講申請システム、常勤、嘱託職員向けの勤怠管理システムなど、多数の勤怠管理システムを開発してきました。オーダーメード開発だからこそ、複数の資金による雇用、時給の異なる業務の混在、交通費の精算や、入り組んだ承認フローにも対応可能です。雇用契約の申請から、契約更新まで統合することも可能です。
既存の学内データベースやシステムとの連携も可能ですので、現状の業務フローの根幹部分を維持したまま、膨大な事務作業をシステム化、省力化することが可能です。パッケージソフトや月額課金型のクラウドサービスでは到底実現できないような細かい仕様対応や、複雑な仕様も実現可能ですので、貴学の業務効率改善に大きく貢献することが可能です。
「オーダーメード開発なんて予算的に無理そうだ」と思わないでください。私たちには納得の価格を提案できる強みがあります。どういったお取り組みが可能か、まずはお気軽にご相談ください。
私たちの3つの強み
１
大学向けの豊富な実績
複数の資金（時給）により雇用されるアルバイト管理や、常勤職員を対象とした、出退勤、出張、休暇管理までをも含む総合勤務管理システム、Googleカレンダーや学内の教務システムと高度な連携を行う教員向けシステムなど、様々な勤怠管理システムを構築してきました。シンプルに時間だけを記録していくものから、人事制度と連動した規模の大きなものまで、その種類も様々です。
その過程で得たノウハウをもとに、ご希望のイメージを精度高く実現できることはもちろん、大学特有の事情の理解度も高いため、仕様を議論する際のスピードも高まる効果が見込めます。実際に稼働するシステムを運用保守している経験から、運用を開始した後に起こりうる事態も予見できるため、構築時のみならず、長期的に運用していく未来も見据えた設計や議論を行うことが可能です。
２
スピーディーな自社開発体制
下請け、孫請けと、開発業務が丸投げされることが多いなか、私たちはすべての開発業務を自社で完結できるリソースを有しています。いわゆるピンハネのような費用が上乗せされることがないため、倍々ゲームで費用が意味なく膨れ上がることはありませんし、余計なコミュニケーションロスもなく、開発スピードが非常に高まります。スピードが高まることで全体のスケジュールが圧縮され、それに伴う工数や費用も圧縮される効果が見込めます。
また、ミーティングでお伝えいただいたことがそのまま100%伝わりますので、伝言ゲームでイメージがずれていくといったこともありませんし、たらい回しにされることももちろんありません。コミュニケーションに関連するコストが大きく圧縮されることになります。結果として、オーダーメード開発でありながら非常にコストパフォーマンスに優れた費用をご提示可能です。
３
継続的かつ一貫したサポート
システム開発初期から、納品後のサポートまで、担当者が変わることはありません。そのため、担当者変更に伴う引き継ぎのゴタゴタとは無縁ですし、各種問い合わせや、機能追加、改修の議論も非常にスムーズに行っていただけます。もし他の案件で「最初の担当の人は良かったのに・・・」とため息をつかれているのであればご安心ください。サービスレベルが次第に劣化することはありません。
仮に貴学側の人事異動で主担当者が変わった場合もご安心ください。構築当初から関わる弊社側の担当者がいることで、引き継ぎによる混乱も最小限にすることができます。毎年度、当たり前のように使い続けられます。永くシステムを愛用いただくために、納品後のサポートは非常に重要なものと位置づけておりますので、気兼ねなくサポートを活用ください。
勤怠管理システムサービス領域
アルバイト/臨時職員
様々な事務作業の補助や、各種イベントのサポートスタッフ等、主に大学生や大学院生を臨時の職員・アルバイトとして雇用している場合にその勤怠管理を行えるシステムです。一人の職員が異なる部署や業務で雇用されることも多いため、複数の時給や、複数の承認フローに対応する必要があることが多いです。
ティーチングアシスタント/TA
授業補助として雇用される大学生や大学院生の勤怠管理を行えるシステムです。講義のコマ単位での勤務になることが多く、システムもコマ単位での入力や計算に対応する必要があります。複数の教授に異なる条件で雇用されることも多く、コマ単位の入力に加えて、複数の時給も想定する必要があります。
専任/常勤職員
正職員や常勤職員、専任職員等、呼び方は様々ありますが、大学業務の根幹を担う職員の勤怠管理を行えるシステムです。出勤、退勤管理といったシンプルな打刻管理はもちろん、出張申請に伴う各種機能、有給休暇や福利厚生に伴う様々な申請を統合して管理することも可能です。
教員/講師
授業や研究を担当する教員の勤怠管理を行えるシステムです。職員ほど厳格な勤怠管理を行っていない場合も多いため、どういった機能までを含めるかは柔軟に対応可能です。出張に関する機能だけ、人事的な申請だけ、といった、必要な機能を組み合わせてアラカルト的なシステムを構築できます。
よくあるご質問
アルバイトの新規採用に対応できますか
はい、対応可能です。必要なデータを雇用者に入力してもらうことで、事務局職員の負担を軽減することが可能です。各種入力内容のチェックも自動化できますので、申請ミスを減らす効果も見込むこともできます。申請されたデータはそのままシステム内だけで利用することもできますし、他の学内データベースへの書き込みや、CSVファイルでの出力にも対応可能です。
IC打刻データの取り込みに対応できますか
はい、対応可能です。直接参照することもできますし、バッチ処理で定期的にシステム内に取り込むことも可能です。打刻時間に応じた処理を実装することもできますので、打刻時間に連動して遅刻や早退処理を求めることも可能です。また、IC打刻の場所のデータもあるのであれば、IC打刻がどの場所で行われたのかもあわせて表示することも可能です。
異なる勤怠管理システムからのデータ取り込みに対応できますか
はい、対応可能です。もし大学病院のスタッフだけ異なる勤怠管理システムを使っている等、学内で勤怠管理システムが混在しており、そのデータを部分的または全体的に取り込む必要がある場合にも対応は可能です。データが出力できる前提にはなりますが、出力されたデータの必要な部分だけ取り込むことも、一部を取り込むことも可能です。また、データベースに直接アクセスしてインポートすることも可能です。
交通費精算にも対応できますか
はい、対応可能です。駅すぱあとAPIのようなAPIに経路情報を問い合わせ、利用日時点の候補を表示し、適切な交通費経路と費用を申請してもらうことができます。また、通勤交通費として定期券費用の取得も可能ですので、様々な方式での交通費精算を行うことができます。また、出張旅費は別のルールに基づいて申請可能にしたいといったケースも対応可能です。移動距離による制限やその他の費用の実装や、役職等により各種制限を変更したりすることもできます。もちろん、自由な経路申請は許可したくない場合には、あらかじめ設定された経路を何回使用したかといった、利用情報だけを取得するように設計することも可能です。
勤務表PDFは出力できますか
はい、どのような書式のPDFも作成、出力が可能です。確認用に出力するのはもちろん、特定のタイミングで保存用のPDFを出力してまとめて保存しておくことも可能です。臨時職員など、複数の資金により雇用されている場合にはその資金ごとにPDFを出力するような細分化も可能です。
Googleカレンダーとの連携はできますか
はい、可能です。Google Workspaceと連携し、Googleカレンダーの予定の読み込みや、Googleカレンダー側への予定の書き込みも行うことができます。また、共通のカレンダーを読み込ませたり、部署単位、キャンパス単位でのスケジュール連動機能を実装することも可能です。
操作者によって機能制限は行なえますか
はい、行えます。強い権限を持った管理者以外に、特定の部署や、特定の地区やキャンパスの情報にだけアクセスしたり、編集したりできる管理者も設定することができます。キャンパス担当といった職員に基本業務を委ねるといった運用が可能です。また、秘書立場のように、特定の人の操作権限を代行操作する特殊な立場を追加することも可能です。
労働条件通知と確認を行えますか
はい、行えます。労働条件通知書をPDFのかたちで生成し、確認したことを記録することで、雇用契約の一連の確認作業をペーパーレス化することができます。労働条件通知書に記載する情報は学内の他のデータベースから直接参照することで、人事系システムに集約された情報をそのまま活用することもできます。
初期費用を抑えたソリューションはありますでしょうか
オーダーメード型開発に十分な予算が確保が難しく、初期費用を抑えた月額課金型のサービスをお探しの場合、弊社サービス、TA/SA/RA/LA勤怠管理システムKinmuuもご覧ください。また、オーダメード型開発の場合でも、お支払いタイミングやお支払い方法など、貴学内のご事情にあわせて柔軟に対応可能です。
お問い合わせ後の流れ
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お問い合わせ
まずは[お問い合わせ]より、ご希望の内容をご連絡ください。お問い合わせフォームに入力しづらい場合は、概要だけ入力いただき、その後のやりとりの際に詳細をお伝えいただいたり、資料を送付いただいたりというかたちでも問題ございません。お問い合わせ内容の秘密は厳守しますし、お問い合わせに対して電話やメール等、不必要な営業活動は一切行いませんのでご安心ください。
１
初期ヒアリング
ご要望内容を正確に理解するために、メール、ビデオ会議等を通じてヒアリングを実施いたします。貴学側で準備いただいた資料等がある場合は共有ください。プロジェクトとしてまだ未定な部分が多い場合はそういった資料はなくても問題ございません。現時点で思い描くイメージや、実現したいことなどをベースに、より具体化するための議論ができればと存じます。
２
概算見積もり提示
初期ヒアリングでお伺いした内容を基に、おおよその予算目安となる概算見積もりをご提示差し上げます。概算ですので多少の幅のある金額になりますが、予算確保の際の基準としてお使いください。この概算見積もりがご期待のイメージに沿うものであった場合には、詳細ヒアリングに移行します。
３
詳細ヒアリング
初期ヒアリングでの全体像をベースに、こちらで議論が必要と思われるポイントごとに、詳細な仕様策定のための議論を行います。プロジェクトの規模や難易度に応じて、1〜複数回を予定しています。双方の認識がずれないように仕様を突き詰めていきますが、詳細ヒアリングで確定した仕様は二度と変更できないわけではありませんのでご安心ください。
４
ご提案
初期ヒアリングならびに詳細ヒアリングを通じて確定した仕様に基づき、最終的なお見積金額をご提案差し上げます。できあがるシステムのイメージを持っていただきやすいよう、主要な画面についてはデザインソフトで作成した画面イメージと共にご提案することが多いです。ご提案内容を検討いただき、問題がなければ契約書を交わしてのプロジェクト開始となります。
５
ご契約
ご提案内容を検討いただき、問題がなければ契約書を交わしてのプロジェクトの正式確定となります。契約書の書式は貴学内の書式にあわせることもできますし、こちらでベースをお作りしてお送りすることも可能です。
６
システム開発
ご提案時に合意したスケジュールに従い、システム開発を進めます。必要な素材や資料、文章等がある場合は、適宜ご相談し支給いただきます。また、構築する中で議論が及んでいなかった疑問点が発生する場合もありますので、その場合には照会・議論の上、対応いたします。
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デモンストレーション
実際に動作するものが出来上がり次第、デモンストレーションのかたちでシステムの動作をご説明差し上げます。議論してきたものとの乖離がないか、機能面に不足がないか等をご確認いただけます。対面でのデモンストレーションの場合はプロジェクターに投影して、また、遠隔でのデモンストレーションの場合は、ビデオ会議ツールの画面共有を使ってのデモンストレーションになります。
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テスト運用
デモンストレーション内容に問題がなければ、実際にお試しいただけるテスト環境を準備の上、実際にシステムを触っていただいてのテスト運用期間を設けています。一連の業務フローをチェックしたり、システムの操作に習熟するための期間として活用ください。細かい変更点が発生する場合には、適宜修正を行っていきます。
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納品・本番稼働開始
テスト運用で特に問題がない場合、本番稼働開始日を決定し、そのための準備を行います。本番稼働日をもって運用保守に移行します。本番稼働開始後はシステムが正常かつ安定的に動作するために、継続的な監視と必要なセキュリティ対応を行います。また、軽微なものや、機能追加の要望に対しても柔軟に対応することで、システムがより使いやすく、より永く愛用いただけるように努めます。